Hoe treedt u als werkgever op tegen ongepaste elektronische berichten op de werkvloer?

Of het nu gaat om een sms, een e-mail of een direct message op Instagram: privacy en het recht op vertrouwelijke communicatie zijn fundamentele mensenrechten gewaarborgd door artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM).

"Dit beginsel werd geïmplementeerd in het Belgisch strafrecht onder artikel 314bis §1 en 2 Sw, dat de schending van het recht op vertrouwelijke communicatie  sanctioneert met een gevangenisstraf tot drie jaar", licht Ronald toe. "In essentie komt het hierop neer: iemand die kennis neemt van communicatie die niet aan hem of haar gericht is, begaat een schending van het recht op vertrouwelijke. Dit principe wordt eveneens gewaarborgd en gesanctioneerd door de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie, meer bepaald in artikel 124."

"Die cao heeft een zeer ruime reikwijdte", stelt Ronald. "Mails, chatberichten, gesprekken via sociale media, … Al die vormen van elektronische communicatie kan een werkgever controleren. De drijfveer erachter is eenvoudig: een zaakvoerder heeft er belang bij om te weten wanneer er racistische, discriminatoire of ongepaste berichten circuleren op de werkvloer. Dergelijke chats of mails kunnen een onderneming schade toebrengen, zowel commercieel, technisch als financieel. Cao nr. 81 laat werkgevers toe om kennis te nemen van deze onderlinge communicatie én er gepast tegen op te treden."

Cao nr. 81 geeft werkgevers dan wel groen licht om elektronische communicatie te controleren en eventueel te sanctioneren, het onderwerpt de controle ook aan bepaalde voorwaarden. Eén van de vereisten is dat er een collectieve informatieprocedure georganiseerd wordt in de schoot van de onderneming.

"Dat kan via de ondernemersraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk, de syndicale delegatie of zelfs rechtstreeks aan de individuele werknemers", vertelt Ronald. "Die informatieprocedure moet in overleg geïnstalleerd worden. Essentieel is dat de toezichtmogelijkheid van de werkgever toegeschreven wordt aan een duidelijk gerechtvaardigd doel, zoals het voorkomen van ongeoorloofde, racistische of tot geweld aanzettende berichten op de werkplek."

Een ander essentieel punt is dat er een gesprek plaatsvindt met de werknemer in kwestie. "Wanneer een werkgever via het controlesysteem merkt dat één van zijn of haar medewerkers ongepaste mails of chats verspreidt, is het belangrijk dat de werknemer uitgenodigd wordt voor een gesprek. Pas dan kan de inhoud van de elektronische communicatie gebruikt worden om er een gepast gevolg aan te geven, zoals een berisping, schorsing of een individueel ontslag om dringende redenen."

Goede afspraken creëren heldere verwachtingen, zeker op de werkvloer. Daarom is het essentieel om als werkgever een heldere policy rond elektronische communicatie te ontwikkelen in de schoot van de onderneming.

"Cao nr. 81 vormt daarbij de perfecte leidraad", vertelt Ronald. "Doet u dit niet, dan heeft dit op het niveau van bewijsvoering belangrijke consequenties. Stel dat een werkgever toevallig kennis neemt van beledigende online berichten en op basis daarvan een werknemer wil ontslaan. Dan loopt hij of zij het risico dat het bewijsmateriaal voor de rechtbank verworpen wordt, indien er geen bedrijfspolicy werd opgesteld. De hele bewijsvoering van een ontslag om dringende redenen valt dan in het water, door het enkele feit dat cao nr. 81 niet werd nageleefd. Een duidelijke bedrijfspolicy is dus essentieel om latere discussies te voorkomen."

Binnen Novius begeleidt Ronald samen met zijn collega-advocaten ondernemers in elke fase van hun bedrijfsontwikkeling. Proactief advies staat daarbij centraal, bijvoorbeeld bij het uitwerken van een correct kader voor elektronische communicatie op de werkplek.

"We adviseren ondernemers, wijzen op potentiële risico's en zetten de krijtlijnen uiteen van een bedrijfspolicy rond elektronische communicatie. Daarin wordt de privacy van werknemers duidelijk erkend, maar ook bepaald dat de werkgever kan optreden in duidelijk omschreven gevallen, zoals wanneer er berichten circuleren die kwetsen, oproepen tot geweld of schade toebrengen aan het bedrijf. Die policy wordt vervolgens geïntegreerd in het arbeidsreglement, waarnaar wordt verwezen via een clausule in de individuele arbeidsovereenkomst. Alles zodat u als werkgever gericht kan ingrijpen én de berichten als bewijsmateriaal kan gebruiken met het oog op passende sancties."