En tant qu'employeur, comment prendre des mesures contre les messages électroniques inappropriés sur le lieu de travail ?

Qu'il s'agisse d'un SMS, d'un e-mail ou d'un message direct sur Instagram, la vie privée et le droit à la communication confidentielle sont des droits humains fondamentaux garantis par l'article 8 de la Convention européenne des droits de l'homme (CEDH).

"Ce principe a été mis en œuvre dans le droit pénal belge en vertu de l'article 314bis §1 et 2 Sw, qui sanctionne la violation du droit à la communication confidentielle par une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à trois ans", explique Ronald. "En substance, cela revient à dire qu'une personne qui prend connaissance de communications qui ne lui sont pas adressées commet une violation du droit à la confidentialité. Ce principe est également garanti et sanctionné par la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques, notamment à l'article 124."

"Cette convention collective a un champ d'application très large", affirme Ronald. "Les courriels, les messages instantanés, les conversations sur les médias sociaux... Toutes ces formes de communication électronique peuvent être surveillées par l'employeur. La motivation est simple : un chef d'entreprise a intérêt à savoir si des messages racistes, discriminatoires ou inappropriés circulent sur le lieu de travail. Ces conversations ou courriels peuvent nuire à une entreprise sur le plan commercial, technique et financier. La CCT n° 81 permet à l'employeur de prendre connaissance de ces communications mutuelles et de prendre les mesures appropriées à leur encontre".

Si le CBA n° 81 donne aux employeurs le feu vert pour contrôler et éventuellement sanctionner les communications électroniques, il soumet également ce contrôle à certaines conditions. L'une de ces conditions est qu'une procédure d'information collective soit organisée au sein de l'entreprise. 

"Cette procédure peut passer par le conseil d'entreprise, le comité pour la prévention et la protection au travail, la délégation syndicale ou même s'adresser directement à chaque travailleur", explique Ronald. "Cette procédure d'information doit être mise en place en concertation. Ce qui est essentiel, c'est que l'option de contrôle de l'employeur soit attribuée à un objectif clairement justifié, comme la prévention des messages non autorisés, racistes ou incitant à la violence sur le lieu de travail."

Un autre point essentiel est qu'une conversation ait lieu avec l'employé en question. "Lorsqu'un employeur constate, grâce au système de surveillance, qu'un de ses employés distribue des courriels ou des chats inappropriés, il est important d'inviter l'employé à une conversation. Ce n'est qu'à ce moment-là que le contenu de la communication électronique peut être utilisé pour prendre les mesures appropriées, telles qu'une réprimande, une suspension ou un licenciement individuel pour des raisons urgentes."

Les bons accords créent des attentes claires, en particulier sur le lieu de travail. En tant qu'employeur, il est donc essentiel d'élaborer une politique claire en matière de communication électronique au sein de l'entreprise. 

"L'article 81 du Code du travail constitue une ligne directrice parfaite à cet égard", déclare Ronald. "Ne pas le faire a des conséquences importantes au niveau des preuves. Supposons qu'un employeur prenne connaissance de messages offensants publiés en ligne et qu'il veuille licencier un employé pour cette raison. Il court alors le risque de voir les preuves rejetées par le tribunal si aucune politique d'entreprise n'a été mise en place. Toute la preuve d'un licenciement pour raisons urgentes s'effondre alors, du simple fait que la convention collective n° 81 n'a pas été respectée. Une politique d'entreprise claire est donc essentielle pour éviter des discussions ultérieures."

Au sein de Novius, Ronald et ses collègues avocats accompagnent les entrepreneurs à chaque étape du développement de leur entreprise. Les conseils proactifs sont essentiels, par exemple lorsqu'il s'agit de définir le cadre adéquat pour la communication électronique sur le lieu de travail. 

"Nous conseillons les entrepreneurs, soulignons les risques potentiels et définissons les grandes lignes d'une politique d'entreprise en matière de communications électroniques. Celle-ci reconnaît clairement la vie privée des employés, mais stipule également que l'employeur peut agir dans des cas bien définis, par exemple lorsque des messages blessants, appelant à la violence ou causant des dommages à l'entreprise circulent. Cette politique est ensuite intégrée au règlement du travail, auquel il est fait référence dans une clause du contrat de travail individuel. Tout cela pour permettre à l'employeur de prendre des mesures ciblées et d'utiliser les messages comme preuves en vue de sanctions appropriées."